Besprechungen gehören zum Alltag eines Architekturbüros wie Pläne und Kaffee. Doch was bleibt von einem einstündigen Gespräch über Akustikdecken, Statikprüfungen und Terminverschiebungen? Im besten Fall ein handschriftliches Protokoll, im schlechtesten Fall diffuse Erinnerungen und die Hoffnung, dass sich alle an dasselbe erinnern.
Das Büro schreiter architekten hat deshalb ein System entwickelt, das Projektbesprechungen automatisch transkribiert, die Sprechenden erkennt und die Inhalte direkt in die bestehende Projektdokumentation einsortiert. Kein Diktat mehr, kein mühsames Nacharbeiten – nur noch eine kurze Schlussredaktion durch das Team.
Die Software läuft auf dem bürointernen Rechner Renzo und arbeitet kontextbezogen: Sie kennt die Namen der Beteiligten, weiß, welche Projekte gerade laufen, und verknüpft neue Protokollpunkte mit älteren Einträgen. Anders als käufliche Transkriptionsprogramme, die lediglich eine Momentaufnahme eines Gesprächs liefern, versteht das System die Zusammenhänge über Projektjahre hinweg. Wenn im September über die Lanstroper Wohnhöfe gesprochen wird, ordnet die Software die Inhalte automatisch in die richtige Projektserie ein.
Jedes Protokoll steht dabei nicht für sich, sondern ist Teil einer fortlaufenden Dokumentation. Offene Punkte werden von Besprechung zu Besprechung mitgeführt, bis sie erledigt sind. Die KI findet für jeden neuen Gesprächsinhalt die passende Stelle in der bestehenden Serie – ein Sachverhalt wird also nicht bei jeder Sitzung neu angelegt, sondern an der richtigen Stelle ergänzt. Das geht deutlich über herkömmliche Transkriptionsdienste hinaus, die jedes Gespräch isoliert behandeln. Hier entsteht stattdessen eine durchgängige Projektgeschichte, in der sich Entwicklungen nachvollziehen lassen.
Die Software ersetzt auch Pseudonyme durch korrekte Projekt- und Firmennamen aus der Datenbank. Was im Gespräch noch „Grün-Schwarz-Kappenberg" hieß, steht im Protokoll präzise als das gemeinte Objekt. Zeitstempel, Wortlautsetzungen und thematische Gliederung entstehen automatisch.
Entwickelt wurde das System von schreiter.ai, dem softwareentwickelnden Teil des Büros. Die Technologie fügt sich nahtlos in die bestehende Arbeitsweise ein: Seit Jahren arbeitet das Team nahezu papierlos und nutzt eigene Python-basierte Werkzeuge für das Projektmanagement. Die automatisierte Protokollführung ist der nächste logische Schritt – und ein weiteres Beispiel dafür, wie lokale KI-Systeme Routinearbeit übernehmen können, ohne dass Daten das Haus verlassen müssen.
